Aesthetic Record tiene la capacidad de enviar correos electrónicos y mensajes de texto después de que se reservan las citas, así como a los proveedores para fines de registro (check-in). En este artículo, desglosaremos cada sección aplicable a la asignación de correos electrónicos o SMS. ¡Usted tiene la capacidad de desactivar cualquier sección si no desea enviar dichas comunicaciones!
Acceso a la Configuración de Citas
Cuando inicie sesión en la plataforma web, haga clic en "Appointments" (Citas) en la parte superior del navegador.
2. Localice y haga clic en el ícono de la llave inglesa (🔧) a la izquierda del calendario.
Puede considerar esto como la sección de "Configuración de Citas" (Appointment Settings).
3. A continuación, haga clic en "Smart Configuration" (Configuración Inteligente).
4. En este artículo, revisaremos la pestaña "Communication" (Comunicación). Sin embargo, si aún no ha configurado las otras pestañas, ¡asegúrese de consultar los artículos relacionados al final para hacerlo.
Pestaña de Instrucciones Especiales (Special Instructions)
5. La primera pestaña que verá es "Special Instructions" (Instrucciones Especiales).
El campo "From Email" (Correo Electrónico del Remitente) permitirá que el paciente responda por correo electrónico a la dirección que usted ingrese aquí. Por ejemplo, si un paciente recibe la confirmación de su cita y tiene una pregunta, puede responder a ese correo de confirmación y el mensaje se enviará a la bandeja de entrada de la dirección de correo electrónico que se especifique en "From Email".
Esta es una excelente forma de utilizar el correo electrónico bidireccional (2-way emailing) en AR.
6. Si desea incluir instrucciones específicas para una sucursal/ubicación en las comunicaciones de los pacientes, puede ingresarlas aquí. En los siguientes pasos, veremos cómo se cargan al momento de enviar el mensaje.
7. ¡Asegúrese de copiar y pegar toda la sección que aparece entre corchetes, incluyendo ambos corchetes, al colocarla en el cuadro de texto a la izquierda!
Pestañas de Citas Presenciales y Virtuales (In-Person Booking/Virtual Booking)
8. Ahora, revisemos la pestaña "In-Person Booking" (Reserva Presencial).
9. La sección de Variables o "Snippets" a la derecha se cargará en múltiples áreas del sistema y ayuda a traer información específica (basada en el paciente, la cita, el proveedor, etc.) justo al momento de enviar la comunicación.
Esta es una manera fácil y rápida de usar la misma plantilla universal para sus comunicaciones y permitir que las variables completen la información relevante cada vez.
10. Para incluir una variable correctamente, ¡asegúrese de copiar y pegar toda la sección entre corchetes! Copie ambos corchetes a cada lado del texto cuando lo pegue en el cuadro a la izquierda.
11. Las Instrucciones de la Clínica también se pueden pegar en el cuadro de texto. Si ha agregado alguna instrucción especial en la primera pestaña, asegúrese de pegarla donde sea necesario en las pestañas subsiguientes.
Según la ubicación de la clínica para la cual se reserve la cita, las instrucciones relacionadas se incluirán en la comunicación.
12. ¡Cada comunicación incluye una plantilla nativa predeterminada de Aesthetic Record (AR) que usted también puede usar!
Si prefiere comenzar con la plantilla de AR, haga clic en "Use Template" (Usar Plantilla) en la parte inferior y podrá realizar los ajustes que necesite a partir de allí.
13. Cuando esté listo para guardar el texto del cuadro, también puede hacer clic en "Preview Email Template" (Vista Previa de la Plantilla de Correo Electrónico) en la parte inferior para ver un ejemplo de cómo se verá el correo cuando se envíe a los pacientes y dónde se cargará la información personalizada mediante las variables.
14. Aquí puede ver y confirmar que la vista previa del correo electrónico está lista para su uso.
15. Además de la pestaña de Correo Electrónico, puede hacer clic en la pestaña "Text Message" (Mensaje de Texto) para repetir los mismos pasos y editar las variables y el texto para los mensajes de texto presenciales que se envían al reservar la cita.
16. Los mensajes de texto (SMS) que se envían y reciben a través de AR se basan en segmentos.
Asegúrese de ver más información sobre los cargos y reportes de segmentos en el siguiente enlace: [Ver más información sobre cargos e informes de segmentos aquí]
17. Si desea verificar la cantidad de segmentos que contendrá su comunicación de texto al enviarse, copie y pegue el texto del mensaje de texto de AR en la calculadora de segmentos.
18. ¡Después de realizar cualquier cambio dentro de cada pestaña de comunicación, asegúrese de hacer clic en "SAVE" (GUARDAR) para no perder su progreso!
19. La pestaña "Virtual Booking" (Reserva Virtual) tiene el mismo propósito que los pasos de Reserva Presencial, pero es para sus reuniones de telemedicina/teleconsulta que se realizan en AR.
Para que los pacientes puedan unirse a su reunión virtual en el horario de su cita, la variable {{MEETINGLINK}} (enlace a la reunión) debe incluirse en la comunicación, tal como se indica a continuación.
¡Asegúrese de que esté incluida tanto en el texto del correo electrónico como en el del mensaje de texto antes de comenzar a agendar citas virtuales para los pacientes!
Pestañas de Cancelación y Reprogramación de Citas (Appointment Cancellation & Reschedule)
20. La confirmación de cancelación (por correo electrónico y mensaje de texto) se enviará después de que el paciente o el consultorio cancelen una cita.
21. La confirmación de reprogramación (por correo electrónico y mensaje de texto) se enviará después de que el paciente o el consultorio reprogramen una cita.
Pestaña de Encuestas (Survey Tab)
22.Si planea crear y enviar encuestas internas, o desea que se envíe un correo electrónico o mensaje de texto de seguimiento automático con enlaces a reseñas externas (Google, Yelp, etc.), puede personalizar la pestaña de encuestas y sus fragmentos (snippets).
Tenga en cuenta:
Primero debe crear una encuesta a través de Settings.
Luego, debe adjuntar dicha encuesta a los servicios seleccionados para la reserva.
Finalmente, debe asegurarse de que, en esta sección, los fragmentos relacionados con la encuesta estén incluidos tanto en el texto del correo electrónico como en el mensaje de texto.
Esto activará el envío automático de la encuesta tras finalizar la cita del paciente, incluyendo la encuesta interna vinculada al servicio reservado y cualquier enlace adicional de reseñas que haya incluido.
Encuentra mas informacion de Encuestas aqui:
23. Recordatorio: ¡Asegúrese de hacer clic en SAVE (Guardar) después de cada edición en la pestaña de comunicación antes de continuar!
Desactivación de Comunicaciones por Correo Electrónico/SMS
24. Si no desea que se envíen comunicaciones por correo electrónico o SMS para un tipo de reserva específico (presencial, virtual, recordatorios, etc.), puede desactivar la comunicación específica usando el interruptor (toggle) ubicado en la esquina superior derecha de cada pestaña de comunicación. Puede volver a activarlo en cualquier momento si es necesario.
ADVERTENCIA: Si desactiva las comunicaciones desde aquí, no se enviarán correos ni mensajes de texto a los pacientes respecto a sus citas. Asegúrese de comprender esta configuración para evitar confusiones o posibles situaciones de disputa con los pacientes.
25. Cuando las comunicaciones se desactivan desde Smart Configuration > Communications, el sistema no ofrecerá la opción de enviar la confirmación específica al paciente después de realizar la reserva.
26. Ejemplos de comportamiento:
Cuando las comunicaciones están activadas: Si programa una cita para un paciente de forma interna, tras confirmar la reserva verá la opción de enviar u omitir la confirmación de la cita.
Cuando las comunicaciones están desactivadas: Estas no se enviarán al paciente y usted no tendrá la opción de enviar u omitir la confirmación, tal como se muestra en la interfaz del sistema.
