1. Comienza por registrar un procedimiento en tu app móvil de iOS. Una vez guardado, haz clic en la tarjeta de crédito para iniciar el proceso "De registro a carrito" .
2. En el carrito, verás ambos productos a precio completo más impuestos. Hasta que apliques tus créditos de RepeatMD, el impuesto se seguirá aplicando a estos productos. Baja la ventana de Venta Actual para continuar en el TPV.
3. Haga clic en Billetera para acceder a las recompensas y compras de RepeatMD disponibles para su paciente.
Ejemplo de canje por unidades
4. En nuestro primer ejemplo de canje, lo canjearemos por el valor de nuestro procedimiento Hydrafacial. Esto significa que, independientemente del precio pagado por el paciente por el Hydrafacial en la aplicación RepeatMD, le asignaremos un valor 1:1 equivalente al precio en la billetera AR.
Si los precios son diferentes, cuando canjeamos por valor, ignoramos el pago en exceso o en defecto y simplemente lo contamos como 1:1 con Aesthetic Record.
Dentro de la billetera, busca el artículo que deseas canjear por unidades y haz clic en él.
5. Al hacer clic, aparecerá la pantalla de canje. Observe los campos a continuación. En nuestro ejemplo, la paciente tiene un Hydrafacial disponible en su billetera. El costo unitario es de $250 en RepeatMD y nuestro costo en la factura de cuentas por cobrar es de $235. Como el tipo de canje es por unidad, ignoraremos la diferencia de $15 y haremos una comparación 1:1. Confirme que el artículo de factura coincida con su canje y la cantidad correcta de unidades.
6. Una vez que estés seguro de tener todo confirmado, haz clic en Canjear.
7. Una vez que cierre la factura, el registro de la billetera se actualizará para reflejar su canje como se muestra a continuación con el Hydrafacial de $235 eliminado de la billetera.
Ejemplo de canje por valor
8. A continuación, puede ver el saldo en el carrito. El costo del procedimiento Hydrafacial se ha reducido gracias al canje 1:1. El producto restante en la factura es Dysport, y solo tenemos unidades de Botox en la cartera. Podríamos hacer un canje 1:1 si tuvieran el mismo precio, pero como no es así, lo canjearemos por valor.
El canje por valor funciona igual que en la billetera Aesthetic Record. En esencia, convertimos el tratamiento en "dinero de billetera" y lo aplicamos sin importar la correspondencia entre unidades.
Haga clic en el artículo que desea canjear en la billetera: en nuestro caso, Botox.
9. Al hacer clic en Botox, aparece la pantalla de canje. Repasemos los campos a continuación:
El paciente tiene 44 unidades de Botox disponibles que se pueden convertir en $572.00 en efectivo.
Elegimos canjear por valor, no por unidades, por lo que notarás que no es necesario hacer coincidir los artículos 1:1.
Podemos agregar la cantidad que queremos deducir del valor total del Botox y asignarlo a esta factura.
Aunque no nos interesan necesariamente las unidades, así es como se muestra la billetera. Por lo tanto, según lo que necesitemos canjear, AR tomará automáticamente la cantidad de unidades completas necesarias para igualar el valor en dólares necesario. En nuestro caso, se necesitarán 11 unidades de Botox para sumar $140.
1 unidad de Botox = $13.
Necesitamos al menos 11 para llegar a $140, y en realidad llegamos a $143.
El excedente de $3 se depositará en la billetera como Crédito de Transferencia una vez pagada la factura. Le mostraremos cómo comprobarlo en el paso 14.
10. Una vez que estemos satisfechos con nuestras elecciones y hayamos seleccionado la cantidad correcta, hacemos clic en Canjear.
11. Ahora, ves que el carrito tiene un saldo adeudado de $0 y que nuestros impuestos también han desaparecido. Si te interesa saber por qué ya no aparecen los impuestos en la factura, es porque estás canjeando una compra prepagada. Pagaste impuestos sobre el pago el día que lo realizaste, así que no vuelves a pagarlos al usarlo.
12. Aunque la factura se haya reducido a $0, deberá cerrarla y los pacientes aún pueden agregar una propina al valor original si así lo desean.
13. Hay mucha información en la factura una vez pagada debido a los canjes de unidades y valores de RepeatMD, pero nos centramos principalmente en el recuadro a continuación. Este Pago de RepeatMD aparecerá en Business Insights como una venta con el tipo de pago Pago de RepeatMD. Esto ayuda a mantener la contabilidad ordenada para evitar la duplicación de los ingresos del año; cualquier pago con un Pago de RepeatMD ya se ha pagado previamente en la aplicación. Aquí también puede ver el recibo final si lo desea.
14. Como se mencionó en el paso 9, una vez cerrada la factura, los créditos transferidos se devolverán automáticamente a la billetera. En nuestro caso, necesitábamos al menos $140 de crédito y, para ello, debemos redondear al alza a la siguiente unidad completa de Botox, es decir, 11 unidades de Botox, lo que equivale a $143. Por lo tanto, tenemos un crédito adicional de $3 que debemos agregar a la billetera.
Esta diferencia podría ser de $50, $100 o más, dependiendo de la situación y de cuándo el paciente compró o canjeó el crédito. En nuestro caso, $3 no es mucho, pero si fuera de $100, ¡su paciente estaría ansioso por no perder el crédito!
Para comprobarlo, abra el registro de la billetera desde el Perfil del Paciente. Si usa la aplicación, verá el crédito a la izquierda y los débitos a la derecha. En nuestro caso, se agregó un Crédito de Transferencia de $3.00, lo que eleva el total general de Crédito de Transferencia a $5.45.
Canje de recompensas de membresía
15. Si su paciente tiene una membresía de RepeatMD, debería tener una insignia que se sincroniza la primera vez que abre su billetera y permanece en su perfil indefinidamente hasta que la cancele. Esta insignia R le permite saber qué membresía tiene antes de que llegue a la consulta. También le permite saber si el paciente probablemente tenga Recompensas de Membresía disponibles, según lo que haya incluido en sus membresías.
Vamos a utilizar un nuevo carrito de ejemplo para ilustrar el proceso de uso de recompensas de membresía con una factura de AR
16. En primer lugar, recomendamos navegar al perfil del paciente y a su billetera desde el perfil del paciente para ver la lista completa de beneficios de membresía que ha ganado.
Como puede ver a continuación, hay tres puntos de datos principales:
¿Cuántos pueden elegir por período de recompensa y la fecha del próximo depósito?
¿Cuántas de esas recompensas les quedan?
La lista de tratamientos o servicios elegibles que califican para el beneficio de membresía
17. En este ejemplo, nuestro paciente acudió para una sesión de CoolSculpting en los flancos. Minimice el carrito para acceder a la pantalla completa del TPV.
18. Siga el mismo proceso que antes y haga clic en Billetera para ver lo que está disponible.
19. Una vez dentro de la billetera, dirígete al área de recompensas de membresía. Observarás que aquí no se incluye todo el paquete de beneficios y recompensas. Si quieres ver todo lo que el paciente tiene disponible en su membresía, puedes obtener una lista completa en la página estática de la Billetera del Paciente desde su perfil (no desde el punto de venta).
En nuestro caso, sabemos al finalizar la compra que nuestra paciente tiene una opción de Coolsculpting en su programa de recompensas mensual, así que, mientras esté disponible, la usaremos. Haga clic en Membresía Platinum (o como se llame su programa de membresía) para ver los beneficios disponibles.
20. Vemos que el paciente tiene una recompensa de membresía de tipo "Elija uno" disponible en su billetera. Primero, asegúrese de estar navegando al grupo de recompensas correcto. El paciente puede tener más de una membresía, cada una con diferentes beneficios de "Elija uno" , o puede tener varias opciones dentro de una misma membresía; cada consultorio configura su programa de membresía de forma diferente.
Por ahora, hemos confirmado en nuestro ejemplo que el Grupo de Recompensa está listado correctamente y la Opción de Recompensa adecuada que queremos usar es la de CoolSculpting Abdomen, ya que es la que más se asemeja a nuestra área de tratamiento.
21. Las recompensas de membresía no tienen valor al enviarse a Cuentas por Pagar desde RepeatMD; por lo tanto, solo se pueden canjear por unidad, en una proporción 1:1, por un artículo de la factura de Cuentas por Pagar existente. El tipo de canje no se puede cambiar; siempre debe indicar "Por unidad". Además, no olvide verificar que la recompensa de membresía coincida con el artículo de la factura correcto. Si todo es correcto, haga clic en " Canjear" para continuar.
22. Una vez realizada esta redención, el carrito pondrá en cero el precio del artículo.
23. A continuación, continuará con el proceso de pago para poder finalizar y cerrar la factura.
24. Una vez que complete la factura, los registros de la billetera reflejarán que utilizó un beneficio de membresía y cuál, luego se reducirán los tratamientos disponibles que se muestran en la billetera.
Solicitud de crédito de transferencia
25. Para nuestro último ejemplo, usaremos los créditos de transferencia de RepeatMD (es decir, el efectivo sobrante de los canjes de valor) para pagar los artículos de una factura. Comenzaremos con el procedimiento de Dermaplane que se muestra a continuación por $75.00. Para empezar, minimice el carrito y acceda a la pantalla principal del TPV.
26. Haga clic en Monedero como con cada tipo de canje
27. Una vez en la billetera de este paciente, verá el monto del Crédito de Transferencia en la parte superior. Sin embargo, el recuadro resaltado es solo visible. No se puede hacer clic en él. Para canjear estos fondos, siga el mismo procedimiento que con AR Wallet Cash y haga clic en " Canjear" .
28. Aparecerá la pantalla de canje. Localice el área de Transferencia de Saldo de RepeatMD y haga clic en ella.
29. Complete el monto de su saldo de RepeatMD que desea aplicar a esta factura y haga clic en Canjear.
30. Una vez canjeado, verás el importe de la transferencia anotado en la factura y el importe reducido.
31. La factura está en cero, pero aún es necesario cerrarla haciendo clic en Seleccionar método de pago y eligiendo efectivo.
32. Una vez completada la factura, verá la entrada del registro de la billetera donde se aplica el Crédito de Transferencia. También verá la reducción del saldo en la billetera estática.
Ahora tienes los cuatro métodos para canjear artículos de RepeatMD en Aesthetic Record. Debes elegir el adecuado según las diferencias de precio entre sistemas, si el paciente tiene o no membresía y para usar los créditos de transferencia restantes que puedes usar en cualquier cosa.
Si necesita ayuda para comenzar a utilizar estos métodos, ¡no dude en comunicarse con nuestro equipo de chat en vivo los 7 días de la semana!