Crear y gestionar fiestas y eventos emergentes en AR

Cómo agregar una clínica emergente
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1. Inicie sesión en la web y diríjase a Configuración.

2. Haga clic en Administrar clínicas a la izquierda.

3. Aquí verás todas las clínicas existentes en tu cuenta. Recuerda que puedes tener una cantidad ilimitada de clínicas sin costo en tu cuenta.

Haga clic en Crear clínica

4. Primero, designa un color para tu clínica y dale un nombre (Pop-Up Party, Botox Party, etc.)

Si tu evento emergente implica viajar a la casa de un anfitrión o a otra ubicación, puedes agregar aquí un texto como "No hay ubicación en el mapa". Siempre que escribas algo en los campos obligatorios de dirección, ciudad, estado y código postal, podrás continuar.

5. Agregue un número de contacto en caso de que un asistente necesite comunicarse con usted al reservar este evento.

Si desea recibir notificaciones sobre reservas, puede ingresar su información en los campos de notificación por SMS y correo electrónico.

Tenga en cuenta que solo puede tener un número de SMS para notificaciones, sin embargo, puede agregar varias direcciones de correo electrónico para notificaciones si es necesario.

6. Para facilitar la programación de la ventana emergente, asegúrese de marcar la casilla Clínica disponible para reservas en línea.

Si desea aceptar propinas a través de su evento emergente, marque la casilla ¿Desea que esta clínica tenga una opción para aceptar propinas?

7. La sección de ubicación adicional se completará en la reserva en línea, así que asegúrese de agregar cualquier información importante y relevante relacionada con este evento/ventana emergente para que la gente la vea.

8. El último paso es configurar el horario, que se mostrará en el enlace de reserva en línea. Esto es opcional y crearás el cronograma del evento en otro lugar. Lo veremos en los siguientes pasos.

Haga clic en Guardar cuando haya terminado.

9. Luego deberías ver tu nueva clínica agregada.

Ahora, vayamos a Compañeros de equipo a la izquierda para que podamos asociar los proveedores necesarios a esta nueva clínica emergente.

10. Haga clic en Usuarios .

11. Querrá hacer clic y editar cada usuario que necesite estar vinculado a la clínica.

12. En la sección Seleccionar Clínicas podrás agregar la nueva ubicación.

13. Después de agregar la clínica a todos los usuarios, haga clic en Citas en la parte superior.

14. Localice el ícono de llave inglesa a la derecha y haga clic en Configuración inteligente .

15. Aquí es donde abriremos el cronograma de la clínica emergente para los días y horarios específicos del evento. Deberá hacer clic en el cronograma de cada proveedor para agregar los horarios, en caso de que varios proveedores participen de este evento.

16. Comience haciendo clic en un día abierto o en un día en el que las horas de un cronograma existente no se superpongan con el cronograma que está creando.

No es posible tener el mismo horario de atención en dos clínicas distintas. Primero deberá eliminar o ajustar un horario existente antes de agregar el horario de la nueva clínica.

17. A continuación, puede hacer clic en cada día del calendario que desee seleccionar para este evento emergente.

En la parte inferior de esta ventana, elija la ubicación de la clínica emergente, configure el horario del evento (por ejemplo, si el evento es de 5:00 p. m. a 10:00 p. m., y puede elegir seleccionar un tipo de cita específico si es necesario, aunque esto es opcional.

18. Cuando haya terminado, asegúrese de hacer clic en Guardar.

19. Ahora verá el horario de la nueva clínica y el color correspondiente que refleja los días y horas que acaba de configurar.

Solo un recordatorio: selecciona el color al crear la clínica. ¡Intenta elegir un color diferente para cada clínica que tengas en tu cuenta! El color siempre se puede volver a cambiar en Configuración > Administrar clínicas.

20. Si hay proveedores adicionales que necesitan agregar estas horas, repita los mismos pasos anteriores.

Luego nos dirigiremos a la pestaña Servicios a la derecha.

21. Ahora debemos agregar la ubicación de la ventana emergente a un servicio existente o podemos crear un nuevo servicio específicamente para el evento.

En este caso, analizaremos la creación de una nueva categoría de servicio y un nuevo servicio para este evento.

Cree una nueva categoría de servicio haciendo clic en "Administrar categorías" a la derecha. Algunos ejemplos de categorías de servicio podrían ser "Fiestas", "Eventos emergentes", etc.

Luego, haga clic en Crear servicio para crear el servicio de reserva.

22. A continuación se muestra un ejemplo de dos servicios creados para un evento emergente.

Un consejo útil es pensar en cómo se desarrollará el evento emergente. Si habrá un anfitrión que invite a sus propios asistentes, recomendamos crear dos servicios diferentes. De lo contrario, puede optar por incorporar solo un servicio.

23. Para crear su servicio de reservas, primero haga clic en el menú desplegable Categoría de servicio y seleccione la nueva categoría de servicio que acaba de crear.

Haga lo mismo para Disponible en Clínicas y localice la ubicación emergente recién creada.

Si este evento requiere un depósito para reservar, puede agregar un monto de depósito de servicio a continuación. Esto es útil para los servicios de anfitrión y asistentes.

Por ejemplo, quizás el anfitrión no necesita pagar un depósito para la reserva, pero los asistentes a los que invita sí lo necesitan.

24. A la derecha, dale un nombre a tu servicio.

Nuevamente, esto podría ser "Fiesta emergente", "Fiesta de bótox", etc., y si elige crear servicios separados para el anfitrión y los asistentes, etiquételos como corresponda. Tendrá la capacidad de clonar este servicio y realizar los ajustes necesarios después de guardarlo.

Seleccione los proveedores que necesitan estar vinculados a este evento.

25. En la sección Duración del servicio, le recomendamos que establezca la duración en 10 minutos para permitir que todos los asistentes reserven un espacio dentro del horario de la fiesta.

Si es una fiesta de 3 horas y esperas a unos pocos asistentes, esto permitirá que todos confirmen su asistencia/reservar su lugar dentro del período de 3 horas.

También querrá activar el servicio de reservas en línea para que los asistentes puedan programar a través de su enlace de reserva de eventos emergente.

26. En la parte inferior, asegúrese de incluir toda la documentación necesaria que todos deben completar antes del evento. Esta documentación se enviará al portal de pacientes al realizar la reserva.

¡También recomendamos incluir cualquier detalle adicional y útil relacionado con el evento en la Descripción que se muestra en la sección de reserva en línea!

Guarde su trabajo en la parte inferior cuando haya terminado.

Los canales verticales son una excelente manera de aislar sus servicios para reservarlos con enlaces específicos. Esto crea una experiencia personalizada para aquellos pacientes específicos sin colocarlos en su página de reserva estándar.

Para su información: la creación de verticales para una clínica emergente es totalmente opcional, y una buena razón para usarlas es si desea transmitir diferentes eventos y servicios a través de la misma clínica emergente, sin crear una nueva clínica para cada evento que organice.

A continuación, le indicaremos los pasos a seguir si decide seguir esta ruta. También puede consultar el artículo sobre verticales aquí: https://learn.aestheticrecord.com/en/articles/9268474-isolate-your-services-using-verticals

27. Cuando haya terminado de crear sus servicios para el evento, haga clic en Verticales en la parte superior.

28. Haga clic en Crear a la derecha y le mostraremos cómo configurar un enlace de reserva específico solo para este evento.

29. Primero, póngale un nombre a su sector. Por ejemplo, "Fiesta emergente".

Luego, vincula la ubicación del evento recién creado a continuación.

30. A la derecha, elige un color para esta vertical y agrega cualquiera de los servicios que hayas creado para este evento específico.

Tenga en cuenta que solo puede tener un servicio vinculado a un sector vertical de la misma clínica a la vez. Si recibe un error al intentar guardar, significa que está utilizando un servicio ya existente que está vinculado a otro sector vertical en su cuenta.

31. Asegúrate de marcar la casilla para excluir la vertical del enlace de reserva principal. Esto ayudará a mantener privado el enlace de reserva para el evento y solo aquellos que reciban el enlace para el evento podrán acceder y reservar a través de él.

32. Guarda cuando hayas terminado.

33. ¡Casi terminado!

Haga clic en el Portal de reservas a la derecha. Aquí es donde veremos el enlace de reserva del evento que se acaba de crear, para que lo copie y pegue o lo envíe al anfitrión o a los asistentes de la fiesta.

34. Desplácese hasta la sección URL de reserva para verticales y localice la URL de su evento emergente.

35. Al hacer clic, verás que te lleva directamente a la nueva clínica que creaste.

Los asistentes primero ingresarán su información de contacto, luego verán los servicios de eventos emergentes que usted creó para elegir.

36. Si se requiere un depósito de servicio, verán una notificación e ingresarán la información de la tarjeta de crédito en el último paso antes de confirmar el intervalo de tiempo.

37. Seleccionar el Proveedor vinculado a este evento es el siguiente paso.

38. Y finalmente, en función del día y horario del evento que hayas establecido, podrán confirmar su franja horaria.

Como puede ver en la foto aquí, lo hemos configurado en incrementos de 15 minutos, para que varios asistentes tengan la posibilidad de asegurar su espacio dentro del período de tiempo de la fiesta.

Recuerde aquí también que esto envía inmediatamente cualquier documentación e información requerida que haya agregado al servicio para la reserva a su portal de pacientes.

39. Envía el enlace para reservar en cualquier momento en que tengas un evento emergente, ¡y asegúrate de actualizar el día y el horario del evento, y cualquier información relevante de antemano!