Agregar y Administrar Servicios en su Inventario

1. El inventario se debe agregar o modificar desde el portal web de AR, así que diríjase a su panel de control web para comenzar.

2. Navegue a la pestaña de Inventario.

3. En muchos casos, es posible que ya tengamos el producto listado en el Directorio de Productos de AR. ¡Le recomendamos verificar allí primero antes de empezar a agregarlo manualmente!

4. Busque por el producto que desea agregar.

5. Si encuentra el producto que necesita, haga clic en la casilla de verificación.

6. Haga clic en Activar para enviarlo a su inventario de AR.

7. Ahora que está en su inventario, localice el producto y haga clic en él para terminar de completar su información específica de la clínica.

8. Observe que algunos campos ya están completados, como el tipo de inventario, la categoría, las imágenes, las descripciones, etc., pero puede hacer cualquier cambio que desee a lo que está precargado.

Tenemos tres tipos de inventario en Aesthetic Record:

Las Categorías de Productos también son una parte fundamental para organizar su inventario. Puede agregar tantas como quiera a su inventario, pero le animamos a encontrar un sistema de agrupación y seguirlo. Puede organizar las categorías por fabricante, por tratamiento, por preocupación, etc. Es útil saber que estas categorías están vinculadas a sus reportes de Business Insights y a sus reglas de impuestos.

9. Bajo Tipo de Producto, ya que es un relleno, la mejor opción es Inyectable. Bajo Costo para la Empresa (Cost to Company - CTC), agregue la cantidad que paga por jeringa.

Una nota sobre el Costo para la Empresa (CTC): Si compra jeringas que vienen 2 por caja, ¡asegúrese de agregar el CTC como la mitad del precio de la caja! Desea que su inventario sea el desglose de unidad más pequeño posible que pueda obtener de algo; por lo tanto, un paquete de 2 se inventariaría como 2 unidades individuales, y el costo de cada una sería la mitad de la caja. Esto también es importante considerarlo para las tarjetas consumibles que obtiene con sus dispositivos. Si compra una tarjeta con 6 ciclos, asegúrese de inventariar por 1 ciclo y usar una sexta parte del costo de esa tarjeta como el CTC. Para la toxina, desglosará su vial de 100 o 300 unidades al precio POR UNIDAD, no al precio del vial completo.

Puede leer más sobre cómo vincular sus productos ASPIRE a su inventario para el programa ASPIRE Rewards de Galderma haciendo clic aquí.

Puede obtener más información sobre cómo vincular Jeuveau a su inventario haciendo clic aquí.

10. En Configuración de la Unidad (Unit Settings), hemos designado el tipo de unidad como ML ya que es una inyección de relleno. Tiene otras opciones allí que corresponden a varios tipos de tratamientos, por lo que puede revisar la lista y encontrar la mejor opción.

Cuando seleccionamos un Tipo de Producto de Inyectable, dinámicamente cambió nuestras opciones de registro (charting) a Tipo de Inyectable. Hay varias opciones para elegir. Elegimos Relleno (Filler), ya que eso es lo que estamos agregando, pero puede usar el menú desplegable para encontrar la mejor opción. Tenga en cuenta que este campo es impulsado por lo que seleccione en Tipo de Producto.

Los siguientes dos campos son específicamente sobre cómo desea registrar su producto. Puede pensarlo de esta manera: ¿cuál es la cantidad más pequeña que usaré de este producto en una sola área? Esa es su medida de Unidad Inicial (Start at Unit). Queremos comenzar nuestro registro en 0.5 ML, de modo que cuando hacemos un punto de registro (chart dot), tenemos que usar al menos 0.5 ML en ese punto. Pero una vez que lo hacemos, podemos aumentarlo en incrementos de 0.1 ML, que es nuestro campo Contar Unidades Por (Count Units By).

Además, vamos a marcar este producto para Facturar por la Unidad Completa (Bill for the Whole Unit). Esto significa que si el cliente solo necesita 0.8 ML, igual vamos a cobrar el precio completo por una jeringa, ya que no podemos hacer nada con el exceso. También puede usar Variaciones de Precios para compensar esto en algunos casos, pero para los rellenos, en particular, no podemos guardar jeringas, así que si la abrimos, ¡está abierta! Querrá facturar al cliente por la jeringa completa. Si no marca esto, y solo usa 0.8 ML, el sistema le cobrará al paciente el 80% (0.8/1.0) del precio completo.

⚠️ ⚠️ ⚠️ IMPORTANTE. Aunque Facturar por la Unidad Completa esté activado, el stock y el CTC de su jeringa no reflejarán la jeringa completa (solo lo que registre se deducirá del stock). Si desea que su stock sea preciso, así como su CTC, le recomendamos registrar la jeringa completa. Puede dejar marcas de inyección de lo que usó en la cara, y luego a un lado puede registrar lo que no usó pero debe descartar. Incluso puede circular las marcas de inyección de la jeringa sobrante y dejar un cuadro de texto que diga "No Utilizado". O en sus notas de procedimiento, puede especificar la cantidad que usó en el paciente y la cantidad que no usó/tuvo que descartar. De esa manera, su CTC y su stock serán precisos.

11. Luego, necesitamos establecer el Precio Regular (Regular Price). Si tiene más de una clínica y desea cobrar el mismo precio en todas, puede hacer clic en Mismo para Todas las Clínicas (Same for All Clinics) o puede establecer un precio clínica por clínica.

12. Una vez que haya establecido su Precio Regular, verá una ventana emergente que le indicará que ahora el Precio de Membresía (Membership Pricing) está disponible para configurar. Una vez que haga clic en Precio de Membresía, puede establecer precios por clínica y por membresía. Le recomendamos encarecidamente que lea este artículo para obtener una descripción detallada de cómo funcionan nuestras opciones de precios dinámicos de membresía.

13. A continuación, necesitamos agregar nuestro conteo de inventario físico al sistema. Bajo Trazabilidad (Traceability), active el Número de Lote y la Caducidad (Expiration) para comenzar a agregar sus lotes.

14. Esto poblará inmediatamente todas sus clínicas. Localice la que desea comenzar y haga clic en Opciones (Options).

15. Y luego, Ver Lotes (View Batches).

16. Haga clic en Agregar (Add).

17. Agregue su información de Número de Lote y Caducidad aquí junto con su Costo para la Empresa específico del lote. Cuando agrega trazabilidad a un procedimiento, el sistema extraerá todos los detalles del lote que vinculó al procedimiento para sus reportes. Por ejemplo, si compró 50 unidades de relleno en una promoción por $150 en lugar de $185 con el lote #12345, cuando registre productos de ese #12345, los reportes de CTC mostrarán $150. Si tiene múltiples CTC en un solo lote, tomará el promedio de esos números en función de lo que aún queda en el lote.

Si solo registra el producto sin agregar trazabilidad, extraerá el Costo para la Empresa general que agregó en la primera página de la configuración de inventario.

18. En nuestro estado de ejemplo, los procedimientos médicos no son gravables, por lo que no activaremos una Regla Fiscal Personalizada (Custom Tax Rule).

Sin embargo, si su tratamiento es gravable, puede activar la Regla Fiscal Personalizada y establecer sus impuestos por clínica para este producto individual. Esto es extremadamente útil si sus clínicas están en diferentes estados o diferentes distritos con diferentes montos gravables.

Nota: Si este artículo de servicio está vinculado a una categoría que tiene una regla fiscal personalizada, el impuesto de la categoría se aplicará automáticamente. Sin embargo, puede anular eso agregando una regla fiscal personalizada a nivel de producto.

19. A medida que se sienta más cómodo con AR y trabaje con su módulo de inventario, le recomendamos aprender más sobre el proceso de Órdenes de Compra (Purchase Order) que le permite reordenar automáticamente y enviar sus órdenes de compra a sus proveedores, y rastrear la entrega a través del portal web de AR.

Más adelante en este artículo, cubriremos cómo establecer sus umbrales de stock y notificaciones de falta de stock.

20. En este ejemplo, vamos a saltarnos el Directorio de Productos de AR y, en su lugar, hacer clic en Agregar Producto (Add Product).

21. Hemos nombrado nuestro producto Microneedling y lo hemos listado como un Servicio. Vamos a utilizar las puntas de microneedling como nuestro artículo de inventario subyacente. Creamos una nueva categoría llamada Microneedling que podemos usar para este procedimiento y nuestros procedimientos de Microneedling RF. Pudimos elegir Microneedling de la lista de Tipo de Producto, y le asignamos un costo para la empresa de $15. ¡Lo siguiente es la descripción!

22. Para nuestra Configuración de la Unidad, hemos elegido Punta (Tip) como nuestro tipo, y una Unidad Inicial y Contar por de 1. Ya que estamos comenzando en 1, no tiene que hacer clic en Facturar por la Unidad Completa para asegurarse de que esto suceda. Se facturará por la punta completa cada vez.

23. Establecimos nuestro precio para que sea el mismo para todas las clínicas en $150.00. A medida que agreguemos potenciadores adicionales o áreas de adición más pequeñas, podemos usar Variaciones de Precios para crear esos precios totales con este artículo de inventario central, Microneedling, como base, para no crear múltiples versiones diferentes y luego contar doble o contar menos nuestras puntas.

24. Ahora podemos pasar a nuestro Precio de Membresía. En este caso, queremos establecer el precio por membresía y luego usar esa misma estructura de precios para cada clínica. Para una revisión detallada del Precio Dinámico de Membresía, haga clic aquí.

25. Agregue sus puntas de microneedling activando Número de Lote y Caducidad (Expiration).

26. Todas las clínicas se mostrarán ahora, y para establecer el inventario para una ubicación específica, haga clic en Opciones para esa clínica.

27. Luego Ver Lotes (View Batches).

28. Luego Agregar (Add).

29. Agregue su inventario físico por lote/número de lote, y asegúrese de reportar con precisión el Costo para la Empresa para el lote que está agregando. Al igual que en nuestro ejemplo de relleno dérmico, el lote que registre determinará qué CTC se utiliza. Si no agrega un número de lote específico, su CTC se establecerá por defecto al CTC general que agregó en la pestaña Información (Information).

30. Dado que este es un procedimiento médico, no activaremos una Regla Fiscal Personalizada ya que no es gravable en nuestro estado de ejemplo. Si este fuera un servicio gravable, podríamos agregar una tasa impositiva a nivel de categoría y/o potencialmente a nivel de producto si difiriera.

¡Esto es solo la punta del iceberg de lo que su nuevo sistema de Gestión de Inventario puede hacer! Asegúrese de ver los módulos en Core4 y únase a un Client Success Coach después para un seminario web de seguimiento de preguntas y respuestas.

31. Puede configurar alertas de stock para cualquiera de sus artículos de inventario para notificarle por correo electrónico y dentro de la campana de notificaciones de AR que el stock ha alcanzado el umbral de alerta. Para hacer eso, haga clic en Opciones y Editar Alerta de Stock (Edit Stock Alert).

31. Establezca su umbral de Alerta de Stock y haga clic en Actualizar (Update).

32. Los correos electrónicos de Alerta de Stock pueden enviarse con la frecuencia que elija. Tenga en cuenta que cualquier persona con este privilegio recibirá estos correos electrónicos. Agregamos todos los productos con stock bajo en el transcurso de un día y los enviamos en una sola comunicación. Para configurar esto, navegue a Correos Electrónicos de Alerta de Stock en la barra de navegación izquierda, luego haga clic en los días en que le gustaría que se enviaran estas notificaciones.

33. Haga clic en Guardar (Save) y sus preferencias se actualizan, pero se pueden cambiar en cualquier momento.

Si está agregando múltiples productos o servicios que solo tienen diferentes nombres, precios, stock, etc., querrá usar la función Clonar (Clone) para acelerar el proceso. Esto ahorra muchísimo tiempo, ya que puede duplicar información y solo hacer ediciones rápidas donde sea necesario.

Cuando clona un producto o servicio, aparte de los elementos listados a continuación, esto duplicará la información en un nuevo producto para que pueda realizar las ediciones necesarias.

Campos que no clonan información:

⚠️ Tenga en cuenta: Los nombres de los artículos de inventario son un identificador único para que puedan rastrearse correctamente en otras partes de AR. Debido a esto, no puede tener el mismo nombre listado para dos artículos de inventario. Siempre recibirá un mensaje de error al intentar guardar.

Cuando haya terminado de editar la información de este nuevo artículo de inventario, verá la opción de Clonar (Clone) (guardar) en la esquina superior derecha.

Si necesita eliminar artículos, o si ve la opción de inactivar artículos en su inventario, primero deberá asegurarse de que el artículo se elimine de cualquier promoción activa, variación de precios, facturas o billeteras de pacientes.

Cuando vaya a eliminar el artículo, si se está utilizando actualmente, verá una ventana emergente como la siguiente. Esto le permitirá notar en qué promociones, variaciones, facturas o billeteras de pacientes se está utilizando el artículo para que pueda dirigirse a cada uno y eliminarlo.

Esto es un mecanismo de seguridad para prevenir errores al usar productos o servicios no disponibles a través de sus ofertas de precios especiales.