Guía de Reportes e Información Comercial en su Cuenta AR

Asegúrese de haber iniciado sesión en su cuenta AR a través de la web.

Haga clic en la pestaña de "Ventas" ("Sales") en la parte superior de su navegador.

La pestaña de Ventas es donde podrá ver todas las facturas y sus estados por cada transacción realizada a través de AR. Es recomendable que se familiarice con la función de filtrar las facturas por rango de fecha, estado, ubicación y empleado, según aplique. Una herramienta muy útil es exportar sus facturas a Excel para tener una hoja maestra de métricas con la cual trabajar.

Haga clic en la factura que acaba de crear desde aquí para abrir los detalles de la misma.

Al hacer clic y abrir la vista previa de la factura, verá información importante como el total de la factura, el precio del servicio/producto (que proviene del inventario que usted creó), el empleado asociado a la factura, así como opciones de gestión de facturas en la parte inferior para emitir un reembolso, anularla o reenviarla al paciente. Cada factura tiene su número único ubicado en la esquina superior derecha.

Ahora, haga clic en "Información Comercial" ("Business Insights") en la parte superior de su navegador para ver más reportes. Esta sección le proporcionará la misma información que encuentra en la pestaña de Ventas, pero las métricas estarán desglosadas en reportes categorizados más específicos.

Haga clic en "Reportes de Ventas" ("Sales Reports"). Esta sección le dará reportes basados en los productos y servicios que vende, cualquier descuento aplicado e información sobre comisiones/propinas para los proveedores y ubicaciones de las clínicas, cuando aplique. Esta sección es similar a ver las facturas en la pestaña de Ventas, pero desglosará aún más los números según diferentes criterios.

Hagamos clic primero en "Resumen de Ventas" ("Sales Summary") para ver un desglose de su primera venta. Tenga en cuenta dónde aparece el total de la factura para los diferentes rubros. Esto es útil para que pueda ver el desglose de cómo se categoriza cada porción de una transacción mientras comienza a entender las cantidades que se depositan en su cuenta bancaria.

Para ver también cómo se refleja el rendimiento de su inventario y servicios en sus reportes, haga clic en "Inventario" ("Inventory") a la izquierda.

Desde aquí, haga clic en "Crear reporte" ("Create report"). Aquí puede elegir diferentes reportes para extraer por rangos de fecha, proveedores específicos y productos específicos de los cuales desea capturar números. Los reportes de inventario se basan en el uso de productos y servicios que registra durante los procedimientos con pacientes y que vende al momento de pagar (checkout).

Dado que usted registró su primer servicio y capturó el pago de la cita, hagamos clic en "Uso de Inventario por Proveedor" ("Provider Inventory Usage") para ver cómo se refleja esto en un reporte.

Asegúrese de que el nombre del proveedor que realizó el procedimiento esté seleccionado y haga clic en "Continuar" ("Continue"). Con el tiempo, también encontrará útiles los filtros de fecha y clínica, cuando apliquen.

Aquí verá más información que coincide con la venta que acaba de completar. En "Nombre del Producto" ("Product Name"), debería ver el servicio que realizó (Botox en este caso). La columna "Cantidad Usada" ("Quantity Used") refleja la cantidad del servicio que se registró a través del procedimiento en la aplicación AR de su paciente, y la "Cantidad Vendida" ("Quantity Sold") se refiere al total del servicio que se le cobró al paciente.

Querrá asegurarse de completar siempre el procedimiento de esta misma manera para poder capturar exitosamente cada métrica en sus reportes. Es importante siempre registrar los productos y servicios utilizados durante un procedimiento, ya que esas acciones alimentan directamente su sección de Información Comercial.

Ahora veamos el lado de las citas en sus reportes. Haga clic en "Citas" ("Appointments") a la izquierda. Los reportes de citas son útiles a medida que los pacientes continúan reservando, ya que le permiten rastrear acciones importantes como cancelaciones y ausencias (no shows), la tasa de pacientes que programan inmediatamente su próxima cita y las comparaciones de diferentes tipos de citas que reservan los pacientes.

Haga clic en "Crear reporte" desde la sección de Citas, y verá también dónde puede elegir entre una variedad de reportes basados en acciones de citas y programación.

En este caso, haga clic en "Reporte de Servicios Reservados" ("Booked Services Report").

Para este ejemplo, puede dejar los filtros de Fecha y Clínica como están y hacer clic en "Continuar".

¡Listo! Verá la cita que completó listada bajo la columna "Nombre del Servicio" ("Service Name") a la izquierda. Tenga en cuenta que los servicios para reservar que usted crea bajo la pestaña de Configuración Inteligente (Smart Configuration) son los que se canalizan a sus reportes de Citas en esta sección de Información Comercial.

A la derecha, también verá la columna "Número de Veces Reservado" ("Number of Times Booked"), que refleja cuántas veces se reservó este servicio específico dentro del rango de fecha seleccionado al crear el reporte. Esto es extremadamente útil a lo largo del tiempo, ya que le ayuda a entender la actividad de los pacientes y sus decisiones al programar citas en su práctica.

Para cada reporte que cree, hay una opción de "Guardar reporte" ("Save report") donde puede ponerle un título y guardarlo en su cuenta para referencia y para comparar reportes con el tiempo.

Puede darle a su reporte un nombre específico basado en la información que está extrayendo, por ejemplo, "Servicios Reservados Julio 2024".

Si elige guardar reportes, una vez que le ponga un título y lo guarde, el reporte permanecerá en esa sección de Información Comercial para que pueda consultarlo, editarlo o eliminarlo si alguna vez lo necesita.