Inicie sesión en su cuenta de AR a través del navegador web.
Haga clic en la pestaña "Sales" (Ventas) en la parte superior de su navegador.
3. La pestaña de Sales es donde podrá ver todas las facturas y sus estados para cada transacción realizada en AR. Es importante familiarizarse con el filtrado de facturas por rango de fecha, estado de la factura, ubicación y empleado, según corresponda. Una herramienta excelente es exportar sus facturas a Excel para tener una hoja maestra de métricas. Desde aquí, haga clic en la factura que acaba de crear para abrir los detalles de la misma.
4. Al abrir la vista previa de la factura, verá información importante como el total, el precio del servicio/producto (que se extrae del inventario que usted creó) y el empleado vinculado. En la parte inferior, encontrará la gestión de facturas para realizar reembolsos, anulaciones o reenviar la factura al paciente. Cada factura tiene un número único ubicado en la esquina superior derecha.
5. Haga clic en "Business Insights" (Información de Negocios) en la parte superior del navegador para ver más reportes. Esta sección le dará la misma información que la pestaña de Sales, pero desglosará las métricas en reportes categorizados más específicos.
6.Haga clic en "Sales Reports" (Reportes de Ventas). Esta sección le ofrecerá informes basados en los productos y servicios vendidos, descuentos aplicados e información de comisiones o propinas para los proveedores y clínicas, cuando aplique. Es similar a la pestaña de Sales, pero desglosa las cifras según diversos criterios.
7. Primero, haga clic en "Sales Summary" (Resumen de Ventas) para ver el desglose de su primera venta. Observe dónde aparece el total de la factura en los diferentes renglones. Esto es útil para entender cómo se categoriza cada parte de la transacción antes de que los montos se depositen en su cuenta bancaria.
Ventas de Procedimientos y Retail = Subtotales de facturas de Procedimientos y Retail + Propinas + Impuestos.
Ventas Totales = Subtotales de todas las facturas + Cargos por cancelación + Retail + Propinas + Impuestos.
Ventas Netas = Ventas Totales - Propinas - Impuestos - Débitos de monedero (Wallet) - Canje de tarjetas de regalo electrónicas - Reembolsos - Comisiones de procesamiento - Descuentos - Pagos con monedero.
8. Para ver cómo se reflejan el inventario y los servicios en sus reportes, haga clic en "Inventory" (Inventario) a la izquierda.
9. Desde aquí, haga clic en "Create report" (Crear reporte). Puede elegir diferentes informes por rangos de fechas, proveedores específicos y productos específicos. Los reportes de inventario se basan en el uso de productos y servicios registrados durante los procedimientos y vendidos en la caja (checkout).
10.Dado que ya registró su primer servicio y recibió el pago, haga clic en "Provider Inventory Usage" (Uso de Inventario por Proveedor) para ver cómo se genera el reporte. Asegúrese de que el nombre del proveedor que realizó el procedimiento aparezca en la lista y haga clic en "Continue". Con el tiempo, los filtros de fecha y clínica también le resultarán muy útiles.
11. Aquí verá la información que coincide con la venta que acaba de completar. En la columna "Product Name", debería ver el servicio realizado (Botox, en este caso). La columna "Quantity Used" refleja la cantidad de servicio registrado en la aplicación AR, y "Quantity Sold" se refiere al total del servicio cobrado al paciente. Es fundamental completar siempre el procedimiento de esta manera para capturar las métricas con éxito; registrar los productos y servicios alimenta directamente la sección de Business Insights.
12. Ahora veamos la parte de citas. Haga clic en "Appointments" (Citas) a la izquierda. Estos reportes son útiles para rastrear acciones como cancelaciones, inasistencias (no-shows), la tasa de re-agendamiento inmediato y comparaciones entre los tipos de citas programadas.
13. Haga clic en "Create report" dentro de la sección de Appointments; aquí podrá elegir entre una variedad de informes basados en acciones de programación.
14.En este caso, haga clic en "Booked Services Report" (Reporte de Servicios Agendados). Para este ejemplo, puede dejar los filtros de fecha y clínica como están y hacer clic en "Continue".
15. ¡Listo! Verá la cita completada bajo la columna "Service Name" a la izquierda. Recuerde que los servicios que crea en la pestaña Smart Configuration son los que alimentan estos reportes en Business Insights.
16. A la derecha, verá la columna "Number of Times Booked", que refleja cuántas veces se agendó ese servicio específico en el rango de fechas seleccionado. Esto es extremadamente útil para entender la actividad de los pacientes y sus decisiones al programar en su clínica. Para cada reporte que cree, existe la opción "Save report" para asignarle un título y guardarlo en su cuenta para futuras comparaciones.
17. Puede darle un nombre específico al reporte, por ejemplo: "Servicios Agendados Julio 2024".
18. Si decide guardar los reportes, estos vivirán en esa sección de Business Insights para que pueda consultarlos, editarlos o eliminarlos cuando lo necesite.
