Nota importante: Para inscribir citas en la política de cancelación, primero debe crear una. Es obligatorio tener AR Pay activado para utilizar esta función.
Las preautorizaciones de tarjetas de crédito aseguran que la tarjeta pueda procesar pagos, pero no implican un cargo inmediato al cliente. Si no se utiliza, la autorización desaparecerá después de unos días.
2. Diríjase a la sección de Citas en su cuenta de AR
3. Haga clic en "Smart Configuration" (Configuración Inteligente).
4. Haga clic en "Smart Configuration" (Configuración Inteligente).
5. Haga clic en "Other Settings" (Otros Ajustes).
6. Active el interruptor (Toggle) de la política de cancelación para habilitarla.
7. Escriba o pegue su política de cancelación en el cuadro de texto y, a continuación, ingrese el monto en el campo "Cancellation Fee" (Tarifa de Cancelación).
8. Elija el margen de tiempo (ej. 24 o 48 horas de antelación).
8. Haga clic en Guardar.
Cómo funciona la Política de Cancelación:
Cuando los pacientes reservan citas, la política se activa: es visible durante la reserva en línea mediante una ventana emergente y se aplica a todas las citas realizadas después de los cambios en la política.
Respaldo en el Expediente del Paciente:
Cuando un paciente reserva en línea y acepta la política, esta se guardará como un acuerdo autorizado en su repositorio de documentos. Esto es vital como evidencia en situaciones de disputas o contracargos.
En el Repositorio de Documentos, verá la fecha y hora exacta en que el paciente aceptó la política:
Origination Date and Time: Fecha y hora de la cita reservada (cuando el paciente aceptó).
File Name: Fecha y hora de la cita.
Preguntas Frecuentes y Consejos Útiles
Tipo de Documento: La autorización se guarda automáticamente bajo el tipo de documento "File" (Archivo). Si tiene configurada la expiración de documentos para "Archivos", este acuerdo podría aparecer en su reporte de Document Expiration. Puede gestionar esto en Ajustes > Documentación Clínica > Expiración de Documentos.
Actualización de Tarifas: Si actualiza el monto de la tarifa de cancelación, el nuevo cargo solo aplicará a las citas reservadas después del cambio. Las reservas existentes mantienen la tarifa anterior.
Cargos por No Presentarse (No-Show): En los casos donde no se aplique la tarifa automática, puede realizar el cobro manual usando Quick Pay o creando una factura (especialmente en dispositivos iOS). Se recomienda capturar siempre la información de la tarjeta durante la reserva para evitar inconvenientes.
Auditoría de Omisiones: Los administradores pueden revisar quién omitió la captura de tarjeta de crédito mediante los User Logs (Logs de Usuario). Filtre por "Política de Cancelación" para identificar cuándo se saltó este paso. El reporte de Booking History se enfoca solo en depósitos y no muestra estas omisiones.
