1. Para inscribir sus citas en la política de cancelación, primero asegúrese de tenerla activada. Haga clic en Citas > Icono de llave inglesa > Configuración inteligente > Otras configuraciones > Política de cancelación y asegúrese de que esté activada.
Alerta: Una vez que haya activado la política de cancelación, todos sus servicios requerirán información de tarjeta de crédito al momento de la reserva en línea para inscribir al paciente en la política de cancelación. Si programa manualmente la cita para el paciente, tiene la opción de inscribirlo en la política de cancelación o no.
SI UN PACIENTE RESERVA EN LÍNEA, QUEDA AUTOMÁTICAMENTE INSCRITO EN LA POLÍTICA DE CANCELACIÓN.
Inscribir una Cita en la Política de Cancelación y Cobro de la Tarifa en la Web.
2. Para inscribir manualmente a su paciente en la política de cancelación, comience por reservarle una cita desde la pestaña Citas.
3. Una vez que haya seleccionado el servicio, la hora y el nombre del paciente, desplácese hasta la parte inferior y verifique donde dice "Ingresar detalles de la tarjeta de crédito". Si tienen una tarjeta registrada, selecciónela en el menú desplegable. Si no la tienen, puede ingresar los detalles.
Al ingresar la información de su tarjeta de crédito, los está inscribiendo en la política de cancelación.
4. Una vez que haya agregado su número de tarjeta o haya seleccionado su tarjeta registrada, haga clic en "Guardar".
5. Para cobrar el cargo por cancelación, haga clic en su cita directamente desde el calendario.
6. Haga clic en "Cancelar cita" o "Marcar como no presentado".
7. Se le solicitará que elija si desea cobrarle al paciente o no. Si hace clic en "Cancelar y cobrar", se le cobrará al paciente la tarifa de cancelación siempre que los detalles de la tarjeta de crédito se hayan agregado al momento de la reserva.
Inscribir una cita en la política de cancelación y cobrar la tarifa en la aplicación
8. También puedes reservar una cita mediante la aplicación iOS e inscribirlos en la política de cancelación desde allí.
Desde la página Todos los pacientes, haga clic en el botón azul en la parte inferior derecha, luego haga clic en el ícono del calendario para programar una cita.
9. Una vez que haya agregado todos los detalles, agregue la información de la CC y presione Guardar.
10. Para ver la cita, toque las 3 líneas en la parte superior derecha y presione Calendario.
11. Seleccione el nombre del proveedor que desea ver. Luego, toque la cita que se programó. Si toca la opción en la parte superior derecha, puede marcar como no presentado o cancelar cita.
12. Aparecerá una notificación preguntándole si desea cargar o no.
Cobrar manualmente a un paciente una tarifa por "no presentación" o cancelación
13. Si por alguna razón, la información de la tarjeta de crédito no se ingresó al hacer una cita y necesita cobrar manualmente la tarifa de cancelación, puede crear una factura en la aplicación iOS.
Desde la página Todos los pacientes, haga clic en el botón azul en la parte inferior derecha, luego haga clic en el ícono de la tarjeta de crédito para crear la factura.
14. Seleccione Paciente. Si selecciona Paciente , deberá buscar el perfil del paciente (si el paciente no tiene un perfil existente en su cuenta, puede crear uno tocando + PACIENTE NUEVO) . Luego, toque el perfil del paciente tan pronto como aparezca.
Toque la clínica y luego será llevado a la pantalla del carrito.
15. Desde la pantalla del carrito, presione +AGREGAR en la parte superior, junto al campo de búsqueda.
Aparecerá una ventana, agregue " Tarifa por no presentación - Cargo manual " en Artículo personalizado , agregue el monto de su tarifa por "no presentación"/cancelación (por ejemplo, $50) en Monto personalizado y luego seleccione "Agregar".
Una vez que esté listo para cobrar al paciente, presione la caja azul en la parte inferior derecha, que muestra la factura total.
Una vez que haya cobrado exitosamente al paciente, puede imprimir y/o enviarle la factura por correo electrónico.
Alerta: Nota importante: como es un cargo manual, este cargo no aparecerá en el informe de Tarifas de cancelación en Business Insights.
Consejo: Facturas de cancelación
Para localizar un cargo por cancelación:
1. Iniciar sesión a través de la web
2. Vaya al perfil del paciente
3. Más información
4. Historial de pagos
5. Seleccione facturas de cancelación
También podrás ver esta factura desde la pestaña de ventas ubicada en la web.
Consejo: Informes de cancelación
Para localizar un informe de cargos por cancelación:
1. Iniciar sesión a través de la web
2. Vaya a Información empresarial
3. Ventas > Gastos de cancelación
Para ver un informe con el historial de cancelaciones de citas:
1. Iniciar sesión a través de la web
2. Vaya a Información empresarial
3. Citas > Haga clic en Crear > Pacientes que no se presentan o cancelan
Consejo: Informe del historial de reservas
Para localizar detalles adicionales sobre el historial de una reserva o cancelación o reprogramación:
1. Iniciar sesión a través de la web
2. Vaya a Citas
3. Haga clic en la llave inglesa
4. Seleccione el historial de reservas
5. Puedes descargarlo en Excel o verlo en AR