Agendar una cita en la web
Una vez que haya iniciado sesión en AR en la web, haga clic en la pestaña Appointments (Citas) en la parte superior.
Aquí tiene la opción de ver el calendario de un proveedor específico o el calendario general de la clínica por día y semana.
Vista por Proveedor:
Espacios en gris: Indican que el horario no se ha abierto a través del configurador de horarios. La única forma de agendar en estos espacios es mediante una anulación manual para programar un evento fuera del horario establecido. Esta es una acción interna y el paciente no puede realizarla al reservar en línea.
Espacios en blanco: Indican horarios de citas disponibles.
Espacios de colores: Indican una cita de paciente que ya ha sido reservada con el proveedor. Puede elegir el color de un proveedor en Settings > Teammates > Edit your Users.
Vista de Clínica:
Espacios en blanco: Indican que el horario no se ha abierto a través del configurador de horarios.
Espacios en gris: Indican horarios de citas disponibles.
Espacios de colores: Indican una cita de paciente reservada.
Haga clic en "Create" (Crear) o haga clic directamente en el calendario donde desea agregar la cita.
Puede elegir entre agendar una Cita Presencial (In Person) o Virtual. Luego, seleccione el Proveedor y la Clínica.
Seleccione el servicio del menú desplegable.
Puede optar por exonerar (waive) o confirmar el depósito.
También puede editar la duración si desea que la cita sea más larga o más corta. Tenga en cuenta que esto solo afectará a esta cita específica.
Puede agregar otro servicio si desea programar al paciente para más de un servicio al mismo tiempo con el mismo proveedor.
Allow Double Booking (Permitir reserva doble): Seleccione si desea permitir la reserva doble marcando la casilla. Esto le permite tener múltiples citas al mismo tiempo. Allow Booking Outside of Schedule Hours (Permitir reserva fuera de horario): Puede seleccionar una hora fuera del horario programado del proveedor.
Consejo: Tenga en cuenta que solo el personal de la clínica puede usar estas funciones y el proveedor debe tener al menos algo de disponibilidad abierta para ese día para agendar fuera del horario programado.
Seleccione la hora en la que desea agendar la cita.
Escriba el nombre del paciente. Si es un paciente nuevo, presione +Create New Client y se creará un perfil para ellos. Si ya tienen un perfil, asegúrese de hacer clic en su nombre cuando aparezca para no crear un perfil duplicado. Para pacientes nuevos, se le requerirá ingresar nombre, correo electrónico, número de teléfono y fecha de nacimiento. Luego verá la opción de "Create" (Crear) su perfil debajo, después de proporcionar los detalles. Si el paciente ya existe pero no tiene una fecha de nacimiento registrada, verá una opción de Edit (Editar) donde puede completar o actualizar su información.
Si hay solicitudes especiales del paciente o recordatorios, simplemente escríbalos en Appointment Notes (Notas de la cita).
Para inscribir al paciente en la política de cancelación, debe ingresar los detalles de su tarjeta de crédito o usar la que está en el archivo. Si no desea inscribirlos, desmarque la casilla.
Cuando esté listo para agendar la cita, haga clic en "Save" (Guardar).
Si desmarcó la casilla de información de la tarjeta de crédito, el sistema confirmará que no está inscribiendo esta cita en la política de cancelación.
Puede elegir enviar la notificación por correo electrónico, mensaje de texto (SMS), ambos o ninguno. También puede editar la plantilla solo para esta cita específica.
Consejo: Si adjuntó cuestionarios, consentimientos e instrucciones previas al tratamiento al servicio en "Smart Configuration", los formularios se enviarán al portal del paciente. El paciente solo tiene que iniciar sesión para completarlos antes de su cita.
Cuando regrese a ver su calendario, verá que la cita ha sido agendada.
Si hace clic en la cita, tiene la opción de editar, cancelar, ver las notas de la cita o cambiar al proveedor.
Nota: Si ve notas que usted no ingresó, es probable que sean las notas que el paciente escribió al reservar en línea.
El día de la cita, puede registrar la llegada del paciente (Check in) o marcarlo como No Show (Inasistencia).
Si fue una cita virtual, habrá un botón de JOIN (Unirse) en la esquina superior derecha, disponible solo para el proveedor asignado.
Agendar una cita en la aplicación (App)
Una vez iniciada la sesión en la aplicación, toque el icono azul en la esquina inferior derecha y luego el icono del calendario.
Seleccione si desea agendar una Cita (Appointment) o un Tiempo fuera de oficina (Out of Office).
Seleccione Virtual o Presencial (In Person).
Elija su Servicio y edite la duración si lo desea. También puede agendar otro servicio. Si el servicio requiere depósito, puede exonerarlo o confirmarlo.
Seleccione la hora de inicio. También puede permitir la reserva fuera de horario o la reserva doble.
Ingrese la información del paciente. (Recuerde seleccionarlo del menú desplegable si ya es un paciente existente). Si es nuevo, deberá ingresar nombre, correo, teléfono y fecha de nacimiento para crear el perfil al confirmar.
Ingrese los detalles de la tarjeta de crédito para la política de cancelación o desactive la opción.
Ingrese notas de la cita si es necesario. Presione Save (Guardar) cuando esté listo.
Elija si desea enviar o no la notificación.
Agendar una cita a través del perfil del paciente
Desde el perfil del paciente en la web, haga clic en Create Appointment (Crear cita).
¡Consejo! Desde la línea de tiempo (Timeline) del paciente en la web, puede ver sus próximas citas haciendo clic en More Info en la esquina superior derecha, luego en Upcoming Appointments.
Desde el perfil del paciente en la aplicación, toque el icono del calendario.
¡Consejo! En iOS, puede ver las próximas citas tocando los 3 puntos en la esquina superior derecha y luego Upcoming Appointments.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
P: ¿Puedo poner una cita con fecha retroactiva (atrasada)? R: No existe una opción para programar una cita en el pasado, ya que el sistema está diseñado para enviar la documentación necesaria para la próxima visita al momento de agendar. Sin embargo, puede crear y poner fecha retroactiva a los procedimientos. Esto permite registrar la fecha y hora original y completar el papeleo con el paciente según sea necesario.
P: ¿Hay alguna forma de mostrar los servicios en la reserva en línea pero no permitir que el paciente agende por sí mismo? R: Sí. Al configurar sus servicios, después de elegir si el servicio está disponible para reserva en línea, puede seleccionar que los pacientes solo vean el servicio y la información, pero que no puedan reservarlo directamente. Este es un excelente caso de uso para mostrar todo lo que ofrece su práctica; se le pedirá al paciente que llame a la clínica en su lugar.
