Las fechas de vencimiento de los documentos lo ayudan a cumplir con las leyes de su estado y también sirven como un excelente recordatorio cuando llega el momento de actualizar un documento. Si debe realizar una verificación de antecedentes penales u obtener un nuevo consentimiento una vez al año, esta es una excelente manera de marcar esas fechas. Además, si ejecuta un programa de membresía y desea que los clientes renueven su contrato una vez al año, también puede usar esta función para marcar esos contratos.
Configurar los ajustes de vencimiento de documentos a nivel de cuenta
1. Configurarás la configuración de vencimiento de tus documentos en tu panel web de AR https://app.aestheticrecord.com/dashboard
2. Haga clic en la rueda de configuración
3. Haga clic en Documentación clínica
4. Haga clic en Vencimiento del documento
5. Todos los temporizadores de vencimiento de documentos tienen una configuración predeterminada de N/D. Para crear una fecha de vencimiento para un tipo específico de documento, haga clic en el botón Editar .
6. Esto abrirá un cuadro de texto donde puede establecer su fecha de vencimiento usando días (es decir, para 1 año, escriba 365 días)
7. Una vez que hayas terminado, haz clic en Guardar. Esto significa que cualquier consentimiento que agregues hoy y en el futuro tendrá una caducidad predeterminada de 1 año a partir de la fecha de creación.
8. También puedes optar por utilizar períodos de tiempo más cortos o más largos. ¡Solo recuerda ingresar la información en días!
Visualización de las fechas de vencimiento de los documentos en la cronología del paciente a través de la Web
9. En el caso de que un Paciente tenga un documento que vence en los próximos 30 días, verá un ícono de cronómetro rojo para informarle.
10. Si no ves el ícono, una vez que el paciente alcance ese período de 30 días, aparecerá una nota adhesiva en su cronología, tanto en la web como en iOS.
Si tienes varios documentos a punto de caducar, es posible que tus notas adhesivas se acumulen. Hemos añadido un nuevo botón "Reconocer todo" para que puedas descartarlos todos a la vez sin tener que hacer clic en tantos.
11. Para ver los documentos que están por vencer, haga clic en Más información > Documentos para ir al Repositorio de documentos.
12. Cuando un documento vence en los próximos 30 días, se mostrará el mismo ícono de cronómetro rojo en Acciones.
13. Si un documento ha vencido, tendrá una franja gris superpuesta además del ícono del cronómetro rojo.
Cómo visualizar las fechas de vencimiento de los documentos en la aplicación del proveedor iOS
14. En la aplicación iOS Provider, verá el mismo icono de cronómetro rojo cuando un documento esté a punto de caducar. Esta es la vista de imagen, pero la vista compacta también la incluye.
15. Al igual que en la web, si un documento está próximo a vencer, verá el ícono de cronómetro rojo , y si un documento ha vencido, verá el sombreado gris superpuesto.
Cómo cambiar las fechas de vencimiento de un documento individual
16. Web: Ahora que ha establecido las fechas de vencimiento a nivel de cuenta, estas aparecerán de manera predeterminada para cualquier documento nuevo. Sin embargo, es posible que desee volver atrás y actualizar algunas fechas de vencimiento existentes o simplemente cambiar las predeterminadas para un paciente determinado.
Puedes cambiar fácilmente la fecha de un documento vigente o no vencido, así como de aquellos que han vencido o que van a vencer. Comienza haciendo clic en el icono del cronómetro para comenzar.
17. Web: En la parte superior del cuadro de diálogo se encuentra la fecha de vencimiento actual. En este caso, no se establece ninguna porque este documento se agregó antes de configurar nuestros ajustes o se dejó como N/D. En este caso, tiene botones de acción clave para asignar rápidamente fechas de vencimiento:
Elegir Vencimiento le permitirá seleccionar entre algunos botones de acceso rápido
La opción Eliminar vencimiento actualmente está en gris porque aún no hay una fecha de vencimiento para eliminarla.
18. Una vez que haga clic en Elegir vencimiento , aparecerá un menú desplegable con botones rápidos para dominios de tiempo estándar, además de una opción para una fecha personalizada.
19. Elija su botón rápido y haga clic en Confirmar.
20. Una vez que guarde, verá que la fecha de vencimiento se ha actualizado en la entrada del documento del paciente.
21. Una vez que usted o cualquier miembro del personal haya actualizado una fecha de vencimiento, verá una entrada registrada.
22. Si el documento tiene una fecha de vencimiento existente y se ha establecido una opción predeterminada para ese tipo de documento, verá algunas opciones adicionales.
La fecha de vencimiento del documento se completa en la parte superior.
Tiene un botón rápido para establecer el valor predeterminado en 1 año a partir de la fecha de carga.
Puede utilizar la misma opción Elegir vencimiento que antes, sin embargo ahora tiene la opción Eliminar vencimiento ya que actualmente hay una vigente.
23. Si desea prescindir de los botones rápidos y establecer una fecha de vencimiento personalizada, haga clic en Personalizar.
24. Elige tu nueva fecha.
25. Haga clic en Confirmar.
26. Una vez más, el registro se ha actualizado para reflejar el último cambio en la fecha de vencimiento.
27. iOS: El mismo paso se aplica para ver las fechas de vencimiento en iOS. Haz clic en el ícono rojo o azul del cronómetro. Una vez dentro, las opciones del menú varían ligeramente. Para cambiar una fecha de vencimiento, haz clic dentro del cuadro de texto debajo de Configurado actualmente en.
28. En lugar de los botones rápidos de la web, verá un selector de fecha. Desplácese hasta encontrar la fecha que prefiera y haga clic en Listo > Confirmar.
29. Volverá al Repositorio de Documentos donde podrá comprobar la fecha de vencimiento recientemente modificada.
Consejo : Recuerde que, aunque configure sus fechas de vencimiento predeterminadas por primera vez hoy, esas fechas no comenzarán a aplicarse hasta que se agreguen nuevos documentos. Si desea volver a ingresar y configurar fechas de vencimiento para un paciente en particular, deberá utilizar el método de paciente individual mencionado anteriormente.
Creación de un informe de documentos que vencen
2. Dirígete a la pestaña Business Insights en la parte superior para acceder a tu sección de informes.
3. Haga clic en la sección Pacientes/Clientes a la izquierda.
4. Busque la pestaña Crear informe para abrir la lista de diferentes informes de pacientes que puede crear.
Si ha creado y guardado algún informe anteriormente, también lo verá enumerado aquí.
5. En la parte inferior de la lista, verá la opción Informe de vencimiento de documentos para elegir.
6. Según los filtros que seleccione a continuación, podrá buscar tipos de documentos específicos con vencimiento próximo.
En la sección Fecha , puede elegir entre un rango de fechas preestablecidas o puede usar Período personalizado si necesita seleccionar un rango de fechas completamente diferente.
7. En el menú desplegable Tipo de documento , puede seleccionar todos los documentos si desea ver todos los vencimientos próximos compilados juntos, o puede seleccionar un tipo específico de la lista.
8. Consulta las secciones anteriores de este artículo si necesitas un recordatorio sobre cómo establecer y administrar las fechas de vencimiento para cada tipo de documento en tu cuenta.
9. A continuación, asegúrese de guardar los filtros seleccionados para ver el informe reflejado que está buscando.
10. Utilice cada tipo de columna para ayudarle a ver detalles específicos relacionados con cada elemento de línea en el informe.
Consejo: La columna “Tipo” se refiere al tipo de documentación (cuestionario, consentimiento, procedimiento, etc.)
A la izquierda de esta columna, la columna "Documento" hace referencia al nombre específico del documento (Cuestionario facial de spa, consentimiento de toxina botulínica, etc.)
12. La columna Fecha de vencimiento le dará la fecha en que vence el documento para el paciente.
Tenga en cuenta que, si un paciente tiene varios documentos que vencen dentro de los filtros que aplicó, su nombre se mostrará como una línea diferente para cada tipo de documento y cuándo vencerá.
13. La columna Próxima cita , en el extremo derecho, reflejará si el paciente tiene su próxima cita programada con usted y, si es así, mostrará la fecha de su próxima cita.
Consejo: Esta también es una gran herramienta para ver qué pacientes han asegurado su próxima visita o no, para que pueda inscribirlos y saber qué documentación deben completar a su llegada.
14. Siempre tienes la opción de guardar un informe si deseas usarlo como referencia y volver a consultarlo.
15. Cuando haga clic en Guardar informe , se le solicitará que le asigne un título (cuanto más detallado, mejor), lo que facilitará la diferenciación de cada uno de los tipos de informes guardados más adelante.
16. Después de guardar el informe, podrá verlo en la parte inferior de la lista de informes anteriores que haya creado o guardado. Esto es así de forma predeterminada, pero puede utilizar los tres puntos que se encuentran a la izquierda de cada informe y hacer clic y arrastrar para reordenarlo si es necesario.
También verá la opción para Editar un informe si necesita ajustar el rango de fechas y los tipos de filtro, y si ya no necesita guardar un informe, puede usar la Opción Eliminar (para estar seguro, si planea eliminar un informe guardado de AR, le recomendamos exportarlo primero, para que no se pierda para siempre).
