Configurar Banners Personalizados
Los banners personalizados aparecen en la parte superior del portal de pacientes y son perfectos para promocionar ofertas estacionales, eventos especiales o anuncios importantes.
Paso 1: Navegar a la Configuración de Banners
Inicie sesión en la versión web de Aesthetic Record.
Navegue a la pestaña Appointments (Citas) en el menú superior.
Haga clic en el botón Smart Configuration.
Seleccione la pestaña Booking Portal.
Haga clic en Banner.
Paso 2: Crear un Nuevo Banner
Haga clic en + Add New Banner
Complete la siguiente información:
Title (Título): Ingrese el texto de su banner(Ej: "¡Su brillo de invierno está a un clic de distancia! Consulte precios especiales en Promociones").
Start Date: Cuándo debe comenzar a mostrarse el banner
End Date: Cuándo debe dejar de mostrarse el banner
Haga clic en Save (Guardar).
Paso 3: Habilitar/Deshabilitar Banners
Use el interruptor en la columna Enable/Disable para activar o desactivar banners
Puede tener múltiples banners programados para diferentes rangos de fechas
Solo los banners habilitados dentro de su rango de fechas se mostrarán a los clientes
Paso 4: Editar o Eliminar Banners
Haga clic en el icono Edit (lápiz) para modificar un banner existente
Haga clic en el icono Delete (papelera) para eliminar un banner
Consejo Profesional: ¡Programe banners estacionales con anticipación para que aparezcan y desaparezcan automáticamente sin intervención manual!
Establecer Recordatorios Importantes
Los recordatorios importantes aparecen en su portal de pacientes para asegurar que los clientes vean información crítica antes de sus citas.
Paso 1: Navegar a Recordatorios Importantes
Desde el menú Smart Configuration > Booking Portal
Haga clic en Web Configuration
Localice el cuadro de texto Client Portal Important Reminders
Paso 2: Crear su Mensaje de Recordatorio
En el cuadro de texto, ingrese los recordatorios importantes de su práctica. Por ejemplo:
Le pedimos que llegue 15 minutos antes de su cita para completar el proceso de check-in. Para asegurar que su cita comience a tiempo, por favor complete cualquier papeleo que se encuentre en la pestaña de Task Management. No olvide confirmar su cita haciendo clic en Confirm en la próxima cita a la derecha.
Tiene hasta 50 palabras (el límite de caracteres se muestra en la parte inferior derecha)
El editor admite:
Texto en negrita y cursiva
Formato de texto
Saltos de línea
Paso 3: Guardar sus Cambios
Haga clic en Save en la parte inferior de la página
Su recordatorio aparecerá inmediatamente en el portal de pacientes para todos los clientes
Configurar Notificaciones de Citas
Configure notificaciones por correo electrónico y SMS para que los proveedores sean alertados cuando los clientes reprogramen o cancelen citas a través del portal de pacientes.
Paso 1: Navegar a la Configuración de la Clínica
Haga clic en el ícono de Settings (rueda dentada en la esquina superior derecha)
Vaya a Account Setup
Seleccione Manage Clinics
Haga clic en Edit en la clínica que desea configurar
Paso 2: Establecer Correo Electrónico de Notificación
Localice el cuadro Notification Email
Ingrese la dirección de correo electrónico donde deben enviarse las notificaciones de citas
Puede ser un correo electrónico de proveedor, recepción o gerente de práctica
Puede usar un correo electrónico grupal si varias personas necesitan notificaciones
Paso 3: Establecer Notificación por SMS (Opcional)
Si desea notificaciones por SMS para citas, complete el cuadro SMS Notification Phone
Ingrese el número de teléfono en el formato mostrado
Qué se Notifica:
✅ Reprogramaciones de citas (se envía notificación por correo electrónico/SMS)
✅ Cancelaciones de citas (se envía notificación por correo electrónico/SMS)
ℹ️ Confirmaciones de citas (solo se actualiza la tarjeta de cita, no se envía notificación)
Nota: Las confirmaciones no activan notificaciones por correo electrónico/SMS. La tarjeta de cita en su sistema reflejará el estado confirmado automáticamente.
La tarjeta de cita en su sistema se actualiza automáticamente para todas las acciones para reflejar los cambios del cliente en tiempo real.
Comprender las Funciones del Portal
Esto es lo que sus clientes verán y podrán hacer en el nuevo Portal de Pacientes:
Resumen del Panel
El panel principal proporciona acceso rápido a:
Notifications - Contador de insignias que muestra tareas que necesitan atención (papeleo, confirmaciones, etc.)
Paperwork - Enlace rápido para completar consentimientos y cuestionarios
Treatment Instructions - Acceso a instrucciones de cuidado pre/post-tratamiento
My Wallet - Ver saldo de billetera y créditos disponibles
Calendar View - Representación visual de próximas citas
Menú de Navegación
La barra lateral izquierda incluye:
Dashboard - Página de inicio general
Task Management - Ver y completar tareas requeridas
Treatment Instructions - Acceso a instrucciones de cuidado
Appointments - Administrar próximas citas y pasadas
Payment Methods - Agregar/editar tarjetas de crédito e información de pago
Medical History - Actualizar información de salud
Memberships - Ver y unirse a membresías
Client Wallet - Ver saldo de billetera e historial de transacciones
Prescriptions - Ver y administrar recetas
Funciones de la Página de Citas
Próximas Citas:
Muestra fecha de cita, hora y proveedor de servicio
Muestra estado de cita (Confirmada, No confirmada)
Proporciona botones Confirm, Reschedule y Cancel
Cuadro de recordatorios importantes en el lado izquierdo
Citas Pasadas:
Alternar a "Past Appointments" para ver el historial
Muestra el número total de citas pasadas
Botón View para ver detalles
Administración de Papeleo
Pestaña Consents:
Muestra todos los formularios de consentimiento para próximas citas
Indicadores de estado:
🟢 Signed (firmado) (verde)
🔴 Not Signed (no firmado) (naranja/rojo)
⚠️ Witness Signature Required (firma de testigo requerida) (naranja)
Opciones View, Sign y Download
Pestaña Questionnaires:
Muestra todos los cuestionarios para próximas citas
Indicadores de estado:
🟢 Filled (completado) (verde)
🔴 Not Filled (no completado) (naranja)
Opciones View, Fill y Download
Contador de insignias muestra total de elementos incompletos
Métodos de Pago e Historial
Página de Payment Methods:
Muestra tarjetas de crédito/débito guardadas
Muestra últimos 4 dígitos y fecha de vencimiento
Botón Edit para actualizar métodos de pago
Botón + Add New Payment Method
Botón Payment History en la esquina superior derecha
Historial de Pagos:
Muestra todas las facturas pasadas
Estado codificado por colores:
🟢 Verde = Pagado
🔴 Rojo = No pagado
Enlaces clicables para ver detalles de factura o realizar pago
Billetera del Cliente
Muestra tres secciones:
My Wallet - Valor total de la billetera
Dollar Credits & Rewards - Desglose de créditos (Dollar Credit, Allē Points, Xperience Credit, Aspire Credit, etc.)
Products & Services - Artículos comprados con saldo unitario y valor total
Membresías
Alternar entre membresías Active e Inactive
Muestra detalles de membresía:
Fecha de inicio
Frecuencia de pago (mensual, anual)
Monto de pago
Estado de pago automático
Día de cargo
Estado
Opciones Edit y Cancel para membresías activas
Botón Join Memberships para inscribirse en nuevos programas
Opción de descargar detalles de membresía
Actualizaciones del Historial Médico
Cuando los clientes actualizan su historial médico:
Verán la marca de tiempo de última actualización
Hacer clic en el botón Update para realizar cambios
Para clientes que tienen cuentas en múltiples prácticas que usan Aesthetic Record, se les pedirá que elijan:
This Location Only - aplica cambios solo a la práctica actual
All Locations - aplica cambios a todas las prácticas donde tienen cuentas
Esto asegura que el historial médico se mantenga actualizado en diferentes prácticas que el cliente visita
Ejemplo: Si un cliente visita su práctica pero también tiene una cuenta en otra práctica de Aesthetic Record en una ciudad diferente, puede elegir actualizar su historial médico en ambas prácticas simultáneamente.
Notificaciones
Notificaciones en tiempo real para:
Nuevas citas reservadas
Nuevas instrucciones de pre-tratamiento
Nuevos formularios de consentimiento
Nuevos cuestionarios
Cada notificación tiene un botón View para tomar acción
Marca de tiempo que muestra cuándo se recibió la notificación
Mejores Prácticas
Banners
Mantenga el texto del banner conciso y orientado a la acción
Enlace a su página de "Promociones" cuando sea aplicable
Programe banners para días festivos y eventos especiales con anticipación
Pruebe la visualización del banner en escritorio y móvil
Recordatorios Importantes
Manténgalo bajo 50 palabras para facilitar la lectura
Incluya su información más crítica (hora de llegada, estacionamiento, papeleo)
Resalte elementos de acción clave en negrita (como "Confirm" o "Task Management")
Actualice estacionalmente si es necesario (por ejemplo, horarios de días festivos)
Notificaciones
Use una dirección de correo electrónico monitoreada para notificaciones de citas
Revise los correos electrónicos de notificación regularmente para estar al tanto de los cambios de clientes
Considere usar un correo electrónico de equipo para que varios miembros del personal puedan responder
Educación del Cliente
Comparta la guía de preguntas frecuentes del paciente con nuevos clientes
Agregue el enlace del portal de pacientes a los correos electrónicos de confirmación de citas
Capacite al personal de recepción sobre preguntas comunes del portal
Anime a los clientes a completar el papeleo antes de llegar
Mantenga estas preguntas frecuentes a mano para referencia rápida
Solución de Problemas
¿El banner no aparece?
Verifique que el interruptor Enable/Disable esté ON
Verifique que la fecha actual caiga dentro de Start Date y End Date
Borre la caché del navegador y actualice el portal
El recordatorio importante no se muestra:
Asegúrese de haber hecho clic en Save después de ingresar el texto
Verifique el recuento de palabras (máximo 50 palabras)
Actualice la página del portal de pacientes
No recibo notificaciones de citas:
Verifique que la dirección de correo electrónico en Clinic Settings sea correcta
Revise las carpetas de spam/correo no deseado
Confirme que hizo clic en Save después de actualizar la configuración de notificaciones
Pruebe con una cita de muestra
¿Necesita Ayuda Adicional?
Si experimenta algún problema o tiene preguntas sobre la configuración de su Portal de Pacientes, no dude en comunicarse con nuestro equipo de soporte por chat para obtener asistencia. ¡Estamos aquí para ayudar!